documentación compartida

Por todos es conocido el potencial de las carpetas de Drive, aunque cuando se trata gestionar entornos corporativos de cierta complejidad y tamaño, es posible que esta opción de "alojar" y "compartir" carpetas y archivos, no sea la más aconsejable.

En el caso de la Gestión Documental en los centros, una buena opción podría ser el uso de Unidades Compartidas Estructurales, donde mostraremos la estructura de nuestra organización. Dicha estructura, lógicamente irá cambiando en función de las necesidades.

Las unidades de equipo de Drive son espacios compartidos donde los equipos pueden guardar sus archivos, buscarlos y acceder a ellos fácilmente desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. 

LAS UNIDADES COMPARTIDAS

• Los archivos de unidades de equipo pertenecen a la organización y no a un usuario concreto. Aunque un miembro deje el equipo, los archivos permanecerán en el mismo lugar para que el resto del equipo pueda seguir compartiendo información y trabajando igual que antes.

• Todos los miembros de una unidad de equipo ven el mismo contenido, aunque pueden tener diferentes permisos de edición.

• Cuando se añade un usuario a un grupo, se incluye automáticamente en todas las unidades de equipo de ese grupo.

• Cuando se añaden usuarios a una unidad de equipo, pueden acceder a todo su contenido, ya que no es posible restringir el acceso a las subcarpetas. Si necesitas conceder otro tipo de permisos, crea otra unidad de equipo.  

• Se puede compartir un archivo concreto de una unidad de equipo directamente con un usuario que no sea miembro de dicha unidad, pero no una carpeta. En ese caso, el usuario encontrará el archivo en "Compartido conmigo" y en otras vistas, pero no podrá añadirlo a Mi unidad ni a otra unidad de equipo.

¿Qué archivos deben ir en una unidad compartida? 

• Los que habitualmente tenemos en carpetas compartidas entre el profesorado. 

• Los documentos de planificación y gestión: actas, programaciones, evaluaciones, informes de fin de curso…

• Material didáctico que se tenga pensado compartir en Classroom y recursos generales de consulta de profesorado. Si la materia la imparten varios profesores, pueden tener la unidad compartida.

¿Cómo lo podemos hacer?

El primer paso será recurrir a grupos estructurales desde la aplicación Groups, donde se gestionarán los permisos.

La unidad compartida (UC) es una ubicación de almacenamiento en la nube de Drive que se crea y da acceso a usuarios con distintas permisologías (esta unidad no pertenece a ningún usuario en particular y es ajena a las unidades de Drive de los usuarios). 

Es importante tener en cuenta que todo archivo que se mueva a la UC desde la cuenta de drive, deja de pertenecer al usuario.

En primer lugar habría que definir los diferentes perfiles de los usuarios de la UC: administrador, gestor de contenido, colaborador, permiso para comentar o lector.

A continuación hay que configurar la UC:

• Compartir o no fuera de la organización.

• Compartir o no con miembros ajenos a la organización.

• Descargar, copiar e imprimir.