Como administrador de TI de tu centro educativo, puedes gestionar las funciones empresariales de los usuarios de Chrome en diferentes dispositivos. Estas funciones son gestionables en dispositivos Chrome OS pero también en navegadores Chrome en los que los usuarios hayan iniciado sesión con la cuenta de centro educativo. Mediante la consola de administración de Google puedes aplicar políticas, configurar funciones de Chrome en las cuentas de usuario, dar acceso a las redes VPN y Wi-Fi internas, forzar la instalación de aplicaciones y extensiones de Chrome y realizar muchas tareas más.
En este apartado nos centraremos en la configuración de los dispositivos Chrome OS y de los usuarios del navegador Chrome. Existe también la posibilidad de administrar navegadores Chrome de forma global a nivel de dispositivo en Windows, Mac y Linux como si de Chromebooks embebidos en estos dispositivos se tratara, pero no vamos a abordarlo en esta guía (+info).
En cada política de Chrome, podremos encontrar si es aplicable al dispositivo, al navegador de escritorio o al navegador en Android. En la imagen de la izquierda podemos ver una política que se aplicará en los tres entornos.
Cuando llegan los equipos al centro es una fiesta 🥳, pero nos queda un poquillo de trabajo para tenerlos al 100% de rendimiento. Es posible que nos encontremos con alguno de los siguientes escenarios, que afectarán directamente a la toma decisiones respecto a la forma de configurarlos y prepararlos:
Los equipos son compartidos entre varios alumnos.
Los equipos son de uso individual propiedad del centro.
Los equipos son de uso individual propiedad del alumnado.
Veamos pros y contras de dos alternativas...
En función del número de dispositivos necesitaremos hacerlo entre varias personas.
Hay que abrir las cajas y encender los equipos para enrolarlos.
En la consola quedará registro de la cuenta que ha enrolado el equipo, aunque si somos varios, podríamos así saber qué persona ha enrolado qué equipos.
El alumnado hace el unboxing de los equipos. Esto mola especialmente si son de su propiedad 😍
Repartimos la tarea de enrolar entre el alumnado.
Es posible que tengamos algunos equipos no enrolados por lo que tendremos que supervisar posteriormente los posibles fallos de enrolado. Una estrategia posible es crear una SSID temporal en la red wifi para la temporada de autoenrolado y por medio de las políticas de Redes moverlos al SSID habitual. Cuando se termine la temporada de registro se apaga el SSID del wifi mencionado y los equipos no enrolados no podrán conectarse al wifi.
Nosotros decidimos qué tipo de código utilizamos para identificar los Chromebooks con pegatinas. Podemos aprovechar el ID para ofrecer información relevante del dispositivo. Por ejemplo, incluir el año en el que se compró nos será útil para saber rápidamente si el dispositivo está o no en garantía (ej. 2008-027). También se pueden elegir una letra que indique el año si no queremos que sea tan evidente el año de compra, por ejemplo A027.
En la consola de administración, accede a Dispositivos > Configuración (menú izquierdo) > Usuarios y navegadores, sección Controles de registro.
Registro de dispositivos: si cada alumno tiene su propio Chromebook, seleccionaremos la opción Colocar el dispositivo Chrome en la unidad organizativa del usuario, para que de esta forma los dispositivos se organicen automáticamente en las unidades organizativas correspondientes y sea más sencillo gestionarlos posteriormente.
Si los Chromebooks van a registrarse con cuentas generales del centro, nosotros decidiremos si queremos activar esta opción o no. Si igualmente queremos organizar los dispositivos por unidades organizativas, esta siempre va a ser la opción más rápida (antes nos aseguraremos de que los correos con los que registramos los Chromebooks se encuentran en la unidad organizativa deseada).
Identificador de recurso durante el registro: si vamos a identificar cada dispositivo con una pegatina en la que se indique su ID, activaremos la opción Los usuarios de esta unidad organizativa pueden proporcionar la ubicación y el ID de recurso durante el registro.
La asignación de IDs a los Chromebooks con una etiqueta o pegatina es obligada si se van a usar carritos, ya que nos va a permitir identificarlos de forma inmediata y llevar un control de uso de los mismos (a qué alumno le hemos dejado qué dispositivo).
También puede ser interesante identificar los Chromebooks en 1 to 1 para llevar un control más estricto de los mismos, pero no es imprescindible; recordemos que los dispositivos tienen su número de serie escrito en la parte de abajo y que este queda registrado en la consola, por lo que en cualquier caso podrán ser identificados.
Permisos de registro: Si hemos optado por el autoenrolado, será necesario activar este permiso al alumnado.. En cualquier caso, tener permiso para registrar dispositivos no otorga tener permiso para liberarlos. Lo peor que puede pasar teniendo este permiso activo es que alguien registre un segundo chromebook personal en la consola del centro, lo que sería más problema para su dueño que para nosotros (usaría una licencia que siempre podremos liberar).
Breve vídeo de Chrome Enterprise que ilustra el proceso de enrolado (en inglés)
Aunque los equipos llegan con la batería parcialmente cargada, para encender un equipo la primera vez tiene que estar conectado a la corriente eléctrica.
Si tenemos dispositivos Chrome resistrados en el dominio, podremos acceder al listado de dispositivos registrados en la consola en Dispositivos > Configuración (menú izquierdo) > Dispositivos o bien desde el propio dashboard de administración, en dispositivos Chrome.
Dispondremos la posibilidad de elaborar listados con campos como número de serie, ID, fecha de registro, usuario que lo registró, etc. además de obtener detalles sobre cada dispositivo.
Durante el proceso de enrolado, especialmente si es autoenrolado, conviene ir revisando este listado, ordenado por fecha de registro reciente y verificar si se han ido enrolando correctamente los dispositivos, revisar info de registro, etc.
Una de las grandes ventajas de gestionar los dispositivos Chrome es que podemos aplicar configuraciones a cientos de dispositivos a la vez desde la consola de administración. Será necesario tener los dispositivos registrados y con la licencia de gestión.
Los ajustes que se aplican a nivel de dispositivo tienen efecto siempre, aunque se inicie sesión como invitado o con una cuenta personal de Gmail.
En la consola de administración, accede a Dispositivos > Configuración (menú izquierdo) > Configuración del dispositivo
Te recomendamos que revises las siguientes configuraciones de dispositivo, especialmente en los dispositivos del alumnado:
Obligación de volver a realizar el registro
Instrucciones de devolución de dispositivo inhabilitado.
Modo invitados
Restricción de inicio de sesión
Pantalla de inicio de sesión
Horario con menos restricciones
Control de accesibilidad
Configuración de actualizaciones automáticas
Canal de lanzamiento
Notificaciones de dispositivos inactivos
Máquinas virtuales
Este apartado está en elaboración.
En la Consola de administración, en el apartado Administración de dispositivos elegimos la opción de Administración de Chrome para acceder a la Configuración de usuario y de navegador.
Hay muchas opciones en las que dejaremos los valores predeterminados pero vamos a recomendar algunas que nos parecen importantes en un centro educativo.
Este apartado está en elaboración
Dentro de la Configuración de Usuario, en Opciones Generales tenemos la opción de fijar un fondo de pantalla personalizado. Se puede forzar un fondo de pantalla con instrucciones de uso de los equipos, al menos en las fases iniciales de uso o en los primeros cursos.
En Configuración de inicio de sesión tenemos la opción de incluir o no incluir el botón de mostrar contraseña al iniciar sesión. En nuestro caso, en la unidad organizativa del alumnado, elegimos no incluir el botón como medida adicional de seguridad para proteger las contraseñas de los alumnos/as.
Bloqueo de pantalla: en Configuración de la Inactividad es conveniente elegir la opción de bloquear la pantalla cuando el dispositivo entra en suspensión para aumentar la seguridad y reducir la probabilidad de que alguien utilice el dispositivo.
Historial de navegación. Hay tres opciones que nos permiten controlar de forma fácil el historial de navegación del alumnado. Recomendamos:
Impedir el modo incógnito.
Guardar siempre el historial del navegador.
Borrar el historial de navegación.
De esta forma podremos comprobar en caso de conflicto la historial de navegación y no se permite borrar el historial, de forma fácil (Ctrl+H) podemos revisar el historial de navegación del alumnado.
En la sección de inicio se establecen las páginas que se abrirán al iniciar el navegador. Puede ser interesante que se abra una página a modo de Intranet dirigida al profesorado o al alumnado, dependiendo de la Unidad Organizativa que se configure. Es una forma de que tengan accesible información relevante de la escuela al iniciar la navegación.
Búsqueda segura y modo restringido en YouTube. Podemos establecer la Búsqueda Segura y el modo restringido en YouTube para las Unidades Organizativas del alumnado. La búsqueda segura filtrará contenido explícito y los usuarios accederán a YouTube en modo restringido estricto, con el que se limitan los vídeos disponibles.
Bloqueo de URLs, mediante esta opción se impide que los usuarios del navegador Chrome accedan a determinadas URL. Para configurarlo es necesario introducir una URL en cada línea. Se pueden introducir hasta mil.
Desde la Consola del Administrador puedes definir políticas relativas a una aplicación o extensión de Chrome concretas, o a una aplicación Android compatible.
Tener definidas las UO nos servirá para para aplicar los ajuste a un grupo concreto de usuarios o navegadores Chrome registrados.
Puede recomendarse una colección de extensiones y de aplicaciones de Chrome a los usuarios de tu organización pudiendo incluirse aplicaciones públicas y privadas.
Como administrador, puedes decidir qué aplicaciones Android podrán instalar y utilizar tus usuarios en sus dispositivos Chrome. Para ello, es necesario activar las aplicaciones Android y Google Play administrado en las cuentas de los usuarios de tu organización.
Este apartado está por desarrollar.
Encuentra información en support.google.com/chrome/a/answer/7131624https://support.google.com/chrome/a/answer/7131624
Como administrador, puedes gestionar impresoras con el sistema de impresión común de UNIX (CUPS) y usarlas con los dispositivos de tu organización que utilizan Chrome OS.
Cuando añades una impresora, aparece automáticamente en la lista de impresoras de tus usuarios, que pueden empezar a imprimir sin tener que configurar ningún ajuste.
Puedes especificar que la impresora esté disponible para todos los usuarios o para usuarios o dispositivos de grupos o departamentos concretos.
Antes de dejar el colegio o graduarse, los estudiantes que quieran guardar cualquier trabajo deben utilizar Google Takeout para transferir cualquier trabajo a su cuenta personal de Gmail.
Takeout permitirá erxporta una copia del contenido de tu cuenta de Google para tener una copia de seguridad o utilizarlo en un servicio que no sea de Google.
