DAR DE ALTA A TU CENTRO
Por fin llegó el día. Ahora, con todos los sentidos a punto, nos embarcamos en la tarea de rellenar la página de Solicitud de Google Workspace for Education Fundamentals (que es la gratuita). Te recomendamos que mires el punto 4 de esta página antes de iniciar el proceso para así tener preparada la documentación necesaria a enviar a Google (a lo mejor tienes que pedirla a otras personas).
FORMULARIO DE SOLICITUD (pasito a pasito)
Entramos en Háblanos sobre tu institución.
Nos piden el nombre y el tipo, que puede ser Primaria o Secundaria/SuperiorPasamos a Más información sobre tu institución.
Aquí debemos aportar nuestro sitio web y el número aproximado de alumnos y empleados. No os preocupéis porque es solo a título informativo y siempre podrás crear todas las cuentas que necesites dentro de Google Workspace (eso sí, a partir de las primeras 10.000 debes contactar con la fabulosa ayuda de Google para que te amplíen el número)Y continuamos hasta ¿Cuál es tu ubicación y el número de teléfono de tu institución?
Por favor, que no cunda el pánico. Nos piden el país de nuestra institución y un número de teléfono de recuperación de la cuenta en caso de bloqueoLlegamos a las puertas de nuestra institución y por eso Introduce la dirección de tu institución
Simplemente eso, la dirección física en la que pueden encontrarnosAhora nos piden algo muy importante, vital, para el arranque ¿Cuál es tu información de contacto?
Nombre, apellidos y mail (no perteneciente al dominio para el que estamos solicitando Google Workspace). Toda la información sobre el proceso de la solicitud se enviará a esta direcciónY todavía más, un paso que debe estar meditado, la elección del dominio principal de vuestro Google Workspace ¿Tu institución ya tiene un dominio?
A ese dominio irá ligada vuestra suscripción inicial y será el que usaréis para crear todas las cuentas aunque eso no quiere decir que no puedan añadirse más dominios o subdominios, tantos como sean necesarios.
Debéis decir a Google si ya tenéis un dominio de vuestra propiedad (hecho que deberéis acreditar a posteriori) o queréis comprar el dominio ahora, durante el proceso (en este caso la verificación de la propiedad se hará sobre la marcha)
La elección del dominio es fundamental, tanto el nombre como quien ostente la propiedad del mismo, los datos de contacto administrativo, técnico... Te aconsejamos que esté registrado a nombre del Colegio, no a nombre de la persona que ostente un cargo determinado. Y que, de igual forma, el resto de los datos estén asociados a las direcciones de cargos, responsables institucionales o personas con poder ejecutivo.
7. ¿Cuál es el nombre de dominio de tu institución?
Aquí debemos proporcionar el dominio que ya tenemos y hemos elegido, como dominio principal, para Google Workspace
8. En este paso se quieren asegurar de lo que estamos haciendo ¿Quieres utilizar este dominio para configurar la cuenta?
Nos advierten de que los correos electrónicos enviados a este dominio no se verán afectados hasta que configuremos el servicio de correo a posteriori
9. Y llegamos a la llave maestra Cómo iniciarás sesión
Aquí debemos ofrecer los datos de la cuenta de super administrador (la más poderosa de entre todas las poderosas). Te recomendamos que leas el apartado de Funciones de administrador para saber más de este tema cuando empieces a trabajar con la Consola.
10. Un pequeño descanso, algo voluntario, Compartir ideas fantásticas con Google
11. Última pantalla Consentimiento del centro para el uso de Google Workspace for Education
Ahora debemos aceptar el consentimiento escolar, en el que nos informan sobre los datos que recopilan y del tratamiento de los mismos, la información que se comparte y con quién. Sobre el cumplimiento legal podéis saber más en https://edu.google.com/intl/es-419/why-google/privacy-security/?modal_active=none
12. Tachán, por fin llegamos. Ahora comienza nuestro período de pruebas, un período de 14 días en el que tendremos que proporcionar a Google la información necesaria y también podremos ir configurando nuestra Consola. Podremos crear 9 cuentas de usuario más (ya tenemos la del Administrador) y también podemos ir montando toda la estructura organizativa.
En pantalla nos aparecerá el botón para continuar con la configuración, a través de la Consola de Administración. Y también nos llegará al email que usamos para el registro, un link con el acceso a la Consola.
Y manos a la obra, nos adentramos en el mundo de la Consola. Sin miedo, sin miedo pero con cuidado. Recuerda que en Google Workspace nada se pierde, solo se transforma.
VERIFICACIÓN DEL DOMINIO
Este paso es fundamental ya que si no verificas el dominio no podrás usar las aplicaciones de Google Workspace.
Entrarás en la Consola y tendrás un anuncio en la parte superior para continuar con la configuración. Puedes partir desde ahí o desde los distintos iconos de la Consola.
Si te decides por usar los iconos de la Consola, tendrás que que pulsar sobre Dominios y dentro del mismo tendrás que pulsar sobre Gestionar dominios.
En este apartado ya tendrás tu dominio principal (el que usaste para el Alta) y un Alias de dominio de prueba (que, por ahora, no usarás).
Recuerda que aquí puedes añadir tantos dominios o subdominios como desees, e incluso convertir alguno de ellos en el principal.
La adición de otros dominios puede servirte para gestionar dentro de una misma Consola varios Centros de la misma Institución, otros Centros dependientes... Todos ellos contarán con las funcionalidades de Google Workspace
La adición de subdominios puede servirte para diferenciar las cuentas que des a alumnado o familias. Así serán fácilmente identificables por lo que aparezca tras la @
La verificación del dominio debe hacerse desde el panel de control de tu dominio, son cambios en las zonas DNS de tu servicio de Hosting. (Y aquí cada empresa tiene sus peculiaridades)
No te cortes y pide ayuda para este proceso. La mayoría de las compañías de Hosting te lo harán gratis si contactas con su servicio de Soporte, pero también tienes la ayuda la Comunidad GEG Spain. Uno para todos y todos para uno
Google nos permite realizar esta verificación de la propiedad a través de un registro TXT, registros CNAME o incluso registro MX. Todos estos registros se harán para cada dominio o subdominio que queramos gestionar desde la Consola, no es algo que se herede de unos a otros. Es más, la propia gestión de dominios te dirá si tienes que hacerlo, si lo has hecho correctamente o si están pendientes de verificación.
Verás a la derecha de cada dominio o subdominio si ya está verificado o pendiente de verificar. En caso de que esté pendiente, sigue los pasos que te indican.
Visualiza el vídeo de Chrome Enterprise sobre verificación del dominio (en inglés)
CONFIGURAMOS EL CORREO (REGISTROS MX)
En este paso seguimos dentro de Dominios porque, una vez verificada la propiedad, nos dan la posibilidad de configurar los registros MX. Estos registros son los necesarios para la activación del servicio de correo.
Recuerda que debes eliminar cualquier registro MX que ya tengas en tus zonas DNS para que no entren en conflicto con la configuración de Google.
Igual que en pasos anteriores, solo debemos dejarnos guiar por la información que Google nos pide que introduzcamos. Verás que aparecen unos datos con valores de este tipo:
ASPMX.L.GOOGLE.COM , ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM...
Lo dicho, debemos ser obedientes y "copiarlos" y "pegarlos" con el tipo MX y la prioridad que nos manden.
Tras este proceso, podremos verificar desde la misma página de Google donde obtuvimos la información si todo está correcto.
Es muy recomendable que también añadas un registro de tipo SPF y darle una vuelta a los DKIM y DMARC. Estos y otros detalles los puedes comprobar en la Caja de Herramientas de Google, más concretamente en su Caja de Herramientas de Google Check MX
Don Pablo Felip os será de mucha ayuda en esta labor:
https://www.gsuiteparaeducacion.tk/2018/05/tutorial-vueltas-con-dominios-spf-dkim.html
Y así tendrías comprobada la propiedad del dominio y configurados los registros MX, es decir, cerrado este apartado pero no... No te olvides de que ahora debes mandar a Google la información necesaria para que te activen Google Workspace.
Muchas veces, con las prisas, olvidamos este trámite.
envío de información a google
Aquí, para facilitar la labor, te aconsejamos que leas bien lo que te piden e intentes reunirlo. Sabemos que, en muchas ocasiones, nos piden documentos difíciles de localizar, por este motivo te recomendamos que aportes:
Una carta firmada y sellada por la Dirección del Centro, en la que aparezcan claramente todos vuestros datos identificativos y el dominio para el que estáis pidiendo Google Workspace.
Un pdf que se genera desde https://www.educacion.gob.es/centros/home.do. Es la acreditación, a nivel nacional, de Centros docentes no universitarios.
Ambos documentos os allanarán el camino.