INFORMES

Los informes nos permiten supervisar el estado de nuestra cuenta de G Suite en toda la organización.

Veréis que este apartado es muy amplio, así que vamos a dividir estos informes por tipo y así organizaremos mejor todos los datos que muestran.

Cuando accedas a la página de informes, tendrás a la izquierda un árbol con:

1. Destacado.

2. Informes.

3. Registro de auditoría.

4. Gestionar reglas de informes.

5. Búsqueda en el registro de correo electrónico.

6. Tiempo de funcionamiento mensual de las aplicaciones de Google Workspace.

Es un resumen sobre el estado de las cuentas, el almacenamiento, qué hacen los usuarios en diferentes aplicaciones, compartición externa de archivos, Currents...

Este apartado está divido en otros más específicos. Son informes ya predefinidos por Google y que no permiten "investigar" sobre los datos, solo muestran resúmenes.

• Informes sobre aplicaciones: cuentas, gmail, currents, app maker, apps script, classroom, drive, meet, chat y voice.
  En cada uno de estos apartados podrás consultar información relevante sobre el uso de las mismas e incluso gestionar los informes (para parametrizar qué te interesa que se muestre).

• Informes de usuarios: cuentas, uso de aplicaciones y seguridad. Podrás filtrar por UO, Grupos o rango de fechas.

• Dispositivos. Podrás filtrar por tipo y SO, así como gestionar los informes.

Acabas de llegar a una herramienta potentísima para explorar el uso que se hace de los recursos de Workspace. 

Este apartado es tan amplio que daría para una Guía específica, por ese motivo solo vamos a enumerar los servicios que se pueden analizar en este apartado.

Administrador, Calendar, Drive, Inicio de sesión, Token, Grupos, SAML, Chat, Currents, Graduación, Voice, Meet, Cuentas de usuario, LDAP, Reglas, Data Studio, Groups Enterprise, Administración de Chrome.

• Administrador. Podrás ver todas las acciones de los administradores de la Consola, con su fecha y la dirección IP desde la que se realizó. Podrás buscar por nombre del evento, del usuario o del administrador. Te puede resultar útil cuando hay más de una persona con funciones de administrador y quieres saber quién hace cada cosa.

• Calendar. Te resultará estupendo por sus múltiples posibilidades de filtrado. Según usuario, evento, calendario, ID...

• Drive. Igual que el anterior, muchísimos y útiles parámetros para todo el contenido de Drive.

• Inicio de sesión. En este apartado podrás analizar los inicios de sesión con elementos tan útiles como el tipo de inicio, la IP, el nombre del usuario. En más de una ocasión te servirá para descubrir algún problemilla de suplantación de identidad o conexiones problemáticas.

• Token. Aquí verás cuándo y en qué condiciones se ha concedido acceso a las aplicaciones o si se han revocado.

• Grupos. Hablamos de los Grupos creados en Consola. Aquí podrás ver las acciones relacionadas tanto con sus miembros como con los mensajes en estos grupos.

• SAML. Solo lo verás si tienes aplicaciones de este tipo.

• Chat. A través del evento o del usuario podrás controlar la actividad de los mismos, pero no ver su contenido (para eso tienes Vault).

• Currents. Si lo tienes activo podrás consultar eventos, publicaciones, accesos

• Graduación. Este apartado refleja la "migración" de datos desde las cuentas de tu Consola a otra cuenta de Google.

• Voice. Tendrás los registros de uso si está activo en tu colegio.

• Meet. Obtendrás una información resumida de cada Meet. Te recomendamos la herramienta específica de calidad que está en el Core de aplicaciones dentro de Meet.

• Cuentas de usuario. MUY IMPORTANTE. Te permitirá conocer datos como la fecha de cambio de contraseña, reenvío de correos fuera del dominio, teléfono de recuperación, verificación en dos pasos... Funciones más que usadas en el día a día de un colegio.

• LDAP. Solo tendrás datos si usas este servicio.

• Reglas. En el apartado Seguridad verás cómo se crean y funcionan estas reglas, aquí se mostrarán las que hayas creado.

• Data Studio. Aquí verás los datos e informes con los que hayas trabajado (recuerda que debes activarlo según tu necesidad)

• Groups Enterprise. Si los tienes activos verás los eventos relacionados con los mismos.

• Administración de Chrome. Si es un parámetro que tengas activo verás los registros del mismo. Recuerda que debes activar esta gestión del navegador ya que no se hace por defecto.