VAULT
Conservación de datos y descubrimiento electrónico
Nos adentramos en un apartado poco conocido, es más, se piensa que es demasiado complicado para entrar él.
No es cierto, verás que su configuración es sencilla y su utilidad amplísima. Además, podrá salvarte de algún incidente o recuperar un tesoro perdido.
La utilidad de Vault es doble:
Por un lado cuentas con un sistema que almacena la información tanto tiempo como necesites. Esa información es la procedente de Correo, Drive, Grupos, Chat, Meet, Sites y también Google Voice (si eres usuario).
Ese almacenamiento se configura a través de unas Reglas de Conservación, que pueden ser Predeterminadas o Personalizadas.Por otro lado cuentas con una herramienta poderosísima de Auditoría. En este caso debes apreciar su valía para el cumplimiento del RGPD dentro de tu organización.
Si has llegado hasta aquí, ahora te estarás planteando el quién y el cómo. Por eso debes elaborar un Procedimiento bien detallado sobre el acceso a Vault.
El acceso a información sensible no debe estar al alcance de cualquiera, pero sí debe ser accesible para quien tenga esa necesidad.
A Vault se accede desde el menú de 9 puntos tu cuenta o desde https://vault.google.com/
La primera vez que accedas deberás configurar las Reglas de Retención, sin ellas Vault no estará actuando sobre la información de tu G Suite.
Ve a Conservación. Ahora te saltará un cuadro de Reglas predeterminadas dedicada a las aplicaciones que almacenan datos en Drive. Te ofrece la posibilidad de marcar la casilla de Meet y luego Guardar. (Tendrás que confirmar que has entendido lo que estás haciendo)
Se aplicarán sobre Gmail, Drive, Grupos, Chat y Meet. Se puede programar que conserven la información indefinidamente o por número de días.También encontrarás las Reglas personalizadas. Estas reglas podrán parametrizarse por servicio (mencionados más arriba), su alcance (las Unidades Organizativas sobre las que actuará), las condiciones, la duración y acción (qué pasará con los datos una vez finalizada la regla).
Y la Configuración de conservación. Por ahora solo verás Meet.
Recuerda que la información quedará registrada/retenida aunque un usuario la haya borrado. La única excepción es si la cuenta de usuario es eliminada de G Suite, entonces esa información se pierde y ya no será recuperable pasados 20 días.
Pasamos a la parte de Auditoría/Descubrimiento. Estamos en Asuntos.
En el menú de Vault debemos pulsar Crear y así aparecerá la venta emergente de Crear asunto. En esta ventana debemos escribir un nombre (lo suficientemente orientativo para que nos dé una idea a primera vista) y una descripción de los que estamos buscando con este Asunto.
Ten en cuenta que estos datos puede que te parezcan excesivos porque tú sabes lo que estás buscando, pero muchas veces vas a exportar o compartir el resultado de tus búsquedas y cuanto más detallado esté será mejor.
Tras el paso anterior accedemos a un nuevo menú de opciones, donde tendremos Retenciones, Buscar, Exportar y Auditoría.
Buscar nos permitirá la "investigación" de lo que necesitemos. En ella accederemos a la posibilidad de elegir el servicio que busquemos, las cuentas de usuarios implicadas, términos/operadores y el rango de fechas.
Tenéis más opciones extra.Retenciones nos crear alguna regla de retención específica para lo que estemos buscando.
Exportaciones nos permitirá "sacar" de Vault los datos y que otras personas, sin acceso a esta herramienta, puedan consultarlos. Los formatos de exportación pueden ser MBOX o PST.
En la exportación tendrás todos los datos que cumplan los criterios de la búsqueda, igual que si estuvieras accediendo desde Vault.Auditoría. Con ella podremos analizar por períodos, usuarios, tipos de accción...
Estos Asuntos sí pueden compartirse con otros usuarios de Vault, así podemos colaborar en esta tarea.
Dentro de cada Asunto también podrás crear Bloqueos, pero esta parte ya requiere de una mayor destreza y práctica.
Llegamos al apartado de Informes.
Auditoría. Se vio en el apartado anterior
Bloqueos del dominio. Aparecerán los que hayan sido configurados.
Bloqueos de usuarios. Aparecerán los que hayan sido configurados.
Retenciones de grupos. Aparecerán las que hayan sido configuradas.
Te dejamos unos enlaces interesantes:
¿Qué es Google Vault? Información de Google
Webinar de ieducando sobre Vault (mayo de 2020) Con ejemplos prácticos de Retenciones, Búsquedas, etc. (interfaz antigua)