Funciones de administrador
Este apartado, como el resto, es de vital importancia; pues de lo contrario no estaríamos generando esta guía. Por supuesto, como en cualquier faceta de gestión en un centro educativo, el hecho de que varios usuarios tengan acceso a toda la gestión de la Consola es un detalle a considerar, por tanto vamos a tener en cuenta varios aspectos en este apartado, partiendo de que, como en el resto de gestiones de la consola, toda la configuración va a depender de las características de nuestro centro.
Lo que os proponemos en esta guía es un modelo que, por supuesto, podrá variar de un centro a otro.
Veréis que os ofrecemos unos consejos sobre los tipos y el número de usuarios a crear.
Cuenta de superadministrador. (Ya la tienes desde el momento que solicitas Google Workspace)
Crear/asignar una segunda cuenta de superadmininistrador (también se denomina "superadmin") de un usuario genérico (usuario@) para cuando se presente un problema por parte de el/ la responable superadmin habitual (ausencia, enfermedad,...).
El rol de superadministrador , para poder gestionar de forma más eficiente y eficaz podrá asignar roles, bien ya predefinidos o bien creados de forma personalizada.
Para acceder a esta gestión tendremos que acceder a "Cuenta---Roles de administrador"
Un rol de reseteador de contraseñas (solo cambiar y forzar el cambio), adjudicado a las cuentas de docentes en quienes deleguemos esa función.
Esta función podrían desempeñarla los Tutores o Coordinadores de Ciclo. Así liberan al superadministrador de mucho trabajo y en el caso de que haya algún error no existirá pérdida de datos ni borrado de cuentas.
Incluso se puede "enriquecer" este función con la posibilidad de gestionar las Unidades Organizativas o la de crear Grupos desde la Consola.
Un rol para añadir aplicaciones en la administración de Chrome Os, en caso que se disponga de Chromebooks.
La administración de los Chromebooks es muy sencilla y ágil porque está totalmente centralizada en la Consola pero requiere de cierto tiempo cada vez que se quiere ir perfilando el qué, cuándo y cómo de muchas aplicaciones.
Es otra función que tampoco conlleva problemas de pérdida de información ni eliminación de cuentas, por lo tanto, podemos ser generosos a la hora de asignarla.
En el fondo, pueden crearse tantas Funciones de Administrador como nos sean necesarias y "acotarlas" a las Unidades Organizativas que queramos.
Solo debemos ser extremadamente cuidadosos con aquellas funciones que permitan el borrado de datos de los usuarios o la eliminación de las cuentas.
Recomendación de acceso a Drive.
Deberíamos evitar que los menores de 14 años puedan compartir documentos fuera de drive.
Al resto de usuarios, en función de su edad y responsabilidad, se podría también limitar estas funciones dentro de Drive
Sería oportuno valorar la conveniencia de configurar algún tipo de notificación cuando alguien entre en los correos de nuestros usuarios. Sobre todo que fueran "avisados" por dicha notificación los responsables (perfiles técnicos y personal con cargo directivo).