DIRECTORIO

USUARIOS, GRUPOS Y UNIDADES ORGANIZATIVAS

El directorio contiene la información de contacto de todos los usuarios de la organización así como de aquellos contactos externos que se hayan compartido.

Configuración del directorio

Entramos en la Consola del Administrador
En el menú principal elegimos Directorio y Configuración del Directorio
Elegimos el apartado de Ajustes de visibilidad y se nos muestran tres opciones. En este momento tengo que tomar una decisión: activar o desactivar el directorio.
Puedo determinar que el directorio este visible sólo en algunas unidades organizativas, por ejemplo si me interesa que sólo los profesores puedan tener acceso a esta información.
Con la opción "Usuarios de un directorio personalizado" se pueden crear directorios personalizados basados en grupos. De esa forma podré escoger qué grupos serán visibles por los usuarios de la unidad organizativa seleccionada.

Razones para activar el directorio (hacerlo visible)

Los usuarios pueden ver la información de perfil de todos los miembros de la organización.
Tanto las direcciones de email individuales como las de los grupos se autocompletan a medida que los usuarios las introducen.
Al pinchar sobre la foto de perfil de un usuario se abre una tarjeta con la información de perfil de esa persona.
En Classroom los alumnos/as pueden enviar correos electrónicos a profesores/as y compañeros/as de clase.

Cuando NO activar el directorio (hacer que no sea visible)

Cuentas de ex-alumnos. Si mantenemos las cuentas para los ex-alumnos, no hay razón para que sigan teniendo acceso al directorio del centro y puedan contactar directamente con otros alumnos o profesores. Podemos hacer, por el contrario, que tengan visibilidad entre ellos.
Cuentas de familias y cuentas de alumnos. En realidad si decidimos facilitar cuentas a las familias, éstas no deberían tener acceso al directorio de todos los alumnos, aunque sí al de profesores.

USUARIOS

En página de usuarios de la consola podrás configurar las cuentas de usuario para los alumnos, profesores y el personal administrativo.

Las cuentas de Google están pensadas y diseñadas para que las utilice un solo usuario. Si varios usuarios de tu organización acceden con frecuencia a la misma cuenta compartiendo credenciales se pueden producir problemas y no será posible trazar el uso de la cuenta.

Antes de empezar a crear usuarios, tenéis que tomar una decisión a nivel de centro o institución al respecto de la sintaxis de nombres de usuario. En primer lugar tienes que considerar las Directrices sobre nombres de usuario y nombres de grupo de Google.

La decisión que tomemos dependerá de las características propias del centro. En general se suelen usar alguna de las siguientes alternativas (o una combinación de ellas):

A) USUARIOS con nombres y apellidos (RECOMENDADO)

Ejemplos: nombre.apellido@tudominio.com n.apellido@tudominio.com n.apellido1apellido2@tudominio.com

Son fáciles de identificar, recordar y de conocer la dirección de cada una de las personas.

Transmiten sensación de pertenencia al centro

En centros grandes nos podemos encontrar más de una persona que compartan nombre y apellido. Es importante prever esta circunstancias y decidir de antemano cómo se va a resolver.

B) OTRAS SINTAXIS DE USUARIO: nº de matrícula, curso, etapa

nºmatricula@tudominio.com curso.nombreapellido@tudominio.com etapa.npellido@tudominio.com

Baja probabilidad de encontrar dos nombres de usuario iguales.

Si se eligen por curso al comenzar a escribir una dirección puedo previsualizar todos los alumnos del mismo curso.

Es difícil de recordar y de conocer la dirección de cada una de las personas.

En algunos de los ejemplos (cursos, etapas,...) es necesario actualizarlas anualmente.

Los nombres de usuario pueden resultar impersonales

GESTIÓN MASIVA DE USUARIOS

Si estamos empezado con la gestión de los usuario, lo ideal es familiarizarse con el métido que proporciona la propia consola de administración de Google Workspace. BalBino Fernández publicó un videotutorial para la creación masiva de usuarios en la Comunidad GEG Spain desde la Consola de Administración siguiendo el procedimiento que facilita la propia consola.

A la hora de crear los nombres de usuario, podemos apoyarnos en HDC+ que te permite varias funcionalidades con hojas de cálculo entre otras la eliminación de carácteres especiales, y Powertools que te permite entre otras cosas detectar usuarios duplicados.

Después se puede usar Form mule o Autocrat para enviar los usuarios y la contraseña y su nuevo correo electrónico desde la misma hoja de cálculo creada.

Existen muchas alternativas avanzadas para la gestión de usuarios. Cada centro y cada administrador tiene que encontrar la forma de hacer esta gestión de la forma más suave posible. Ten en cuenta que no solo se trata de crear los usuarios sino que tienes que considerar que cada curso el alumnado está en un nivel diferente, lo que afecta a su pertenencia a una unidad organizativa (OU) y grupo. Además cuando se gradúen en el centro habrá que darles de baja o suspenderles la cuenta.

Igualmente tendrás que remitir las credenciales a las personas que corresponda.

Ok Goldy es un complemento de hoja de Google gratuito que puede ayudarlo a realizar operaciones masivas en Google Workspace. Crea, actualiza, suspende, elimina, exporta usuarios, grupos, miembros, alias de Google Workspace y mucho más de forma masiva ...

Gestión en masa es un complemento para hojas de cálculo para realizar el alta, la suspensión, la modificación, la adhesión a grupos y la eliminación de usuarios de forma masiva, rápida y fácil. También facilita la creación de carpetas asociadas a usuarios, y compartirlas con quien queramos.

Es de pago. 68€ I.V.A incluido. Pago anual.

UNIDADES ORGANIZATIVAS

Es muy importante establecer bien la estructura organizativa de nuestro centro. Tener diferentes unidades organizativas nos va a ayudar a establecer permisos y políticas de uso diferentes para cada tipo de usuarios.

La mejor estructura es la que mejor se adapta a nuestra organización y nuestras necesidades de uso.

Hay diferentes tipos de estructura. Para una escuela se recomienda utilizar una estructura basada en roles. Nos permite definir políticas y configuraciones diferentes para cada tipo de usuario.

Por medio de los permisos o políticas a las unidades organizativas , se puede decidir que el profesorado pueda crear salas de Meet pero el alumnado solo pueda unirse a salas ya creadas. O puedo hacer que el alumnado solo pueda ver los vídeos de YouTube que el profesorado haya aprobado previamente.

Procedimiento

Abre la Consola de Administración de Google.
Accede a Unidades organizativas.
Coloca el cursor sobre la organización que quieras modificar y haz clic en Crear una unidad organizativa .
En Nombre de la unidad organizativa, dale un nombre.
(Opcional) Para añadir una descripción a esa organización, escríbela en el campo Descripción.
(Opcional) Para colocar esa organización dentro de una organización principal, sigue estos pasos:
- En Unidad organizativa principal, haz clic en Editar .
- Selecciona una organización principal.
- Haz clic en Listo.
Haz clic en Crear.

También puedes añadir una organización haciendo clic en Añadir en la parte superior izquierda de la página de unidades organizativas

Estructura basada en roles

Nivel superior (root): nombre del centro escolar.

En el segundo nivel podemos distinguir las personas que forman parte de la actividad propia del colegio y los extras del colegio (en esta unidad colocaremos todas las cuentas que tienen relación con el colegio pero que no que pertenecen directamente a él: APYMA, Club deportivo, alumnado de prácticas,...)

Tendremos que establecer OUs diferentes para el alumnado, profesorado y PAS.

Dentro del nivel alumnado, podemos organizarlo como queramos (por etapas, cursos, grupos...). Hay que tener en cuenta que cuantas más unidades organizativas creamos más laboriosa será posteriormente su gestión aunque nos permitirá personalizar los permisos y niveles de uso al máximo. En general es suficiente con tener una OU por curso. Es conveniente en cualquier caso tener una OU para menores de 14 años (hasta 2ºESO) y una para mayores de 14 años (desde 3ºESO).

Hay que tener en cuenta que es necesario un nivel donde incluir al alumnado menor de 14 años. Esto facilitará la asignación de permisos y políticas que deben asignarse a los menores de 14 años.

Proceso inicio de curso escolar

Para liberar la carga de tareas que suele haber a principio de curso en nuestro centro generamos las cuentas en el primer trimestre del curso anterior.

Al principio de curso solo hay que generar las cuentas de nuevas incorporaciones que no son muchas.

Alias vs cuentas para cargos

Como administrador/a de G Suite, puedes dar a tus usuarios una dirección alternativa en la que recibir correo, además de su dirección principal. Para hacerlo, añade un alias de correo electrónico a su cuenta desde la consola de administración de Google.

Ejemplo: Si eduardo@tudominio.com quiere una dirección de Dirección para ponerse en contacto con el departamento, dale el alias de correo electrónico direccion@tudominio.com.

Así, Eduardo recibirá en su bandeja de entrada de Gmail los correos que se envíen a cualquiera de estas dos direcciones y también podrá enviar mensajes desde cualquiera de ellas.

Otra forma de hacerlo es crear una cuenta completa para la direccion@tudominio.com

Alias PARA CARGOS

VENTAJA: La persona que tiene asignado el cargo tiene toda la información en el mismo lugar.

INCONVENIENTE: Al cambiar de cargo, la información asociada al puesto sigue estando en la cuenta anterior.

cuentas PARA CARGOS

VENTAJA: La persona con el cargo concreto tiene separada la información según el trabajo que desempeñe. (profesor/a-dirección)

INCONVENIENTE: La persona tiene que gestionar y administrar diferentes perfiles en Chrome.

Debéis tener presente las ventajas y desventajas entre alias y cuentas para cargos. En general se recomiendo usar los alias para los cargos, salvo excepciones, y apoyarse en las unidades compartidas para la gestión de la documentación asociada al cargo.

Grupos

Es importante establecer una estructura de grupos jerarquizada y anidada, aunque hoy en día con Classroom los grupos de sección de alumnado no se usan de forma general, es una manera de mantener un orden. En realidad podría ser suficiente con crear un grupo por curso para comunicados y notificaciones.

Puesto que los grupos se pueden anidar (introducir unos dentro de otros), bastará con enviar un mensaje o compartir un calendario o documento con el grupo alumnos@alu.micolegio.com para que llegue a los usuarios que compongan los grupos anidados con el de nivel superior.

Además, si un grupo secundario se encuentra en varios grupos principales, puedes añadir o quitar miembros de los grupos principales editando el grupo secundario.

Ejemplo de grupos anidados de alumnado

Ejemplo de grupos anidados de profesorado

Al añadir a miembros nuevos dentro de un grupo anidado ya existente, puede conllevar problemas en los calendarios ya compartidos con anterioridad. Es posible que tengas que compartir el enlace al calendario de forma individual con el nuevo miembro.

Cómo crear un grupo desde la consola

Crea un grupo desde la Consola de administración para que el claustro pueda comunicarse de manera inmediata y en pocos clics. Vamos a ver cómo hacerlo:

En Grupos, crea un alta nueva.
Pon un nombre de grupo que no sea muy largo. Ejemplo: Claustro Nombre Centro Educativo
Después un correo electrónico sencillo de recordar. Ejemplo: claustro@tudominio.com
El propietario podría ser el responsable TIC del centro.
Configura el acceso para que los usuarios del grupo puedan comunicarse pero la gestión resérvala sólo a los administradores del grupo.

Edificios y recursos

Además de programar eventos en Google Calendar, los usuarios de G Suite de tu organización pueden reservar recursos de uso compartido.

Estos recursos pueden ser:

Espacios: aulas, RTC, salas de reuniones, salas de proyección, espacios deportivos,...
Recursos: proyectores, carros de chromebooks, botiquines de préstamo/ sustitución, tablets, kits audiovisuales,...

Aquí tenéis un Manual de como realizar la configuración de edificios y recursos y sus características.

Actualizado por AG el 24/06/2021

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