Configuración de la cuenta

Seguimos con la configuración de nuestra nueva cuenta G Suite for Education.

LOGO DE NUESTRA INSTITUCIÓN

  1. Entramos en la configuración de la cuenta y accedemos al apartado del LOGO.

  2. Debemos seleccionar el "Logotipo personalizado" y añadir el archivo.

El logotipo que añadimos debe ser un archivo PNG o GIF y tener como máximo una resolución de 320x132 píxeles y un tamaño de 30 KB.

lanzamiento de nuevas funciones

En este apartado debemos seleccionar qué tipo de lanzamiento queremos tener para TODOS los usuarios del dominio. Para hacerlo seguimos estos pasos:

  1. Entramos en Configuración de la cuenta y seleccionamos "Preferencias de lanzamiento"

  2. Debemos seleccionar el ritmo de lanzamiento para:

  • Nuevas funciones de G Suite for Education.

  • Si estos productos o servicios entraran en funcionamiento directamente o no.

Debes tener presente los conocimientos y la experiencia de los usuarios de vuestro dominio antes de decidir qué tipo de lanzamiento escoger. En los centros con un uso consolidado de G Suite se puede escoger el lanzamiento rápido.

Si en el dominio existen cuentas de usuarios menores de 14 años, es posible que sea necesario solicitar el consentimiento familiar para el uso de los nuevos servicios, por lo que se recomienda no activar con el lanzamiento.

SUPERADMINISTRADORES

Todas la consolas de administración de G Suite for Education necesitan al menos de dos o tres SUPERADMINISTRADORES.

Es muy conveniente que los centros educativos tengan más de una cuenta de superadministrador, cada una de ellas gestionada por una persona diferente. De este modo, si se pierde una cuenta o se vulnera su seguridad, otro superadministrador puede acceder a la consola mientras se recupera la otra cuenta.

Cada superadministrador debe tener su propia cuenta de administrador que debe ser diferente a su cuenta de usuario ordinaria. Solo deben iniciar sesión en su cuenta de superadministrador para llevar a cabo tareas específicas de superadministrador y no para tareas de usuario ordinarias. No deben compartirse las cuentas de superadministración (y en general ninguna cuenta).

Por ejemplo, si María y Juan son superadministradores, deberían tener una cuenta de superadministrador y otra de usuario cada uno, algo parecido a: admin-maria@micolegio.com y maria@micolegio.com; o admin-juan@micolegio.com y juan@micolegio.com.

Para añadir nuevos superadministradores, crearemos una cuenta de usuario para esta función y posteriormente le asignaremos el rol de superadministrador.

Puedes obtener más información sobre otras funciones de administración en el siguiente apartado.

ES IMPORTANTÍSIMO seguir las prácticas recomendadas sobre las cuentas de superadministradores.

Consideramos IMPRESCINDIBLE:

  • Disponer de más de una cuenta de superadministrador en el dominio.

  • Obligar a que las cuentas de administración dispongan de un segundo factor de autenticación (2FA).

  • Configurar alertas de las actividades de los superadministradores, por ejemplo en caso de que accedan al registro de correos electrónicos.

  • Consultar periódicamente el registro de auditoría de Administración.

Información legal y cumplimiento de cláusulas contractuales tipo.

En la Información legal y de cumplimiento podrás encontrar la información acerca de los contratos y claúsulas contractuales tipo de la UE que tendrás que aceptar.

También puedes registrar allí, si corresponde, los datos de contacto de tu DPO (Delegado de Protección de Datos).

Consulta estas cuestiones con los responsables de protección de datos de tu escuela o institución pues son acciones que deben realizarse acorde a la legislación actual en el marco del RGPD.