Aplicaciones principales (core) del dominio

Cuando hablamos del Core de aplicaciones de Workspace nos referimos a esas aplicaciones "básicas" para las que solo necesitamos informar a las familias, no pedirles un permiso expreso.

Estas aplicaciones del Core pueden activarse de manera independiente y además pemitirlas solo en las Unidades Oganizativas o Grupos que decidamos.

Para acceder a ellas, desde la Consola, debemos acceder al apartado Aplicaciones y luego a Google Workspace. Verás que son 14 Servicios (15 para la versión Enterprise)

Acceso a la configuración de los servicios principales en la consola.
Servicios principales de G Suite /Workspace
Servicios principales de G Suite /Workspace

Calendar

Una herramienta que es más que un simple calendario, es más, en tu vida siempre habrá un antes y un después de conocer Calendar. Porque Calendar es como el Anillo único, un Calendario para gobernarlos a todos.

Con eso queremos decirte que dentro de Calendar puedes tener tu propio calendario (y decidir si quieres compartirlo con otros y de qué forma). Ten en cuenta que los calendarios traen una visibilidad determinada pero siempre podrás cambiarla. Y que podrás compartir o que te compartan cualquier calendario de Google, ya vea solo libre/ocupado o sea capaz de hacer cambios en el mismo y gestionar el uso compartido.

A la hora de parametrizarlo podrás:

  • Compartir de forma interna/externa los calendarios principales. Muy útil si registras tu actividad docente.

  • Añadir automáticamente enlaces de Meet a los Eventos.

  • Invitaciones a usuarios externos, es decir, avisar al creador del Evento cuando invite a algún externo.

  • Configurar tu horario laboral para que otros lo sepan cuando te inviten a través de calendario.

  • Gestionar los recursos. Ya sean Salas, equipos de Meet, carros de Chromebooks... Para que salgan como disponibles o no al crear los Eventos. Por favor, sácale partido a esta funcionalidad y verás que la organización es más fácil.

  • Consultar métricas de uso de Salas. Referido al apartado anterior y para llevar estadísticas de las mismas.

  • Gestionar eventos. Muy útil para los usuarios eliminados (traspasar los mismos a otros).

  • Duración predeterminada de los Eventos.

  • Interoperabilidad con Microsoft Exchange.

Classroom

Lo primero que configuramos son los permisos del profesor, que será todo aquel "capaz" de crear un Classroom. Y eso va a depender de cada Consola de Administración aunque lo más lógico es conceder este permiso a todos los docentes.

  • Recuerda que la primera vez que accedas a Classroom te preguntará si eres Estudiante o Profesor. Y aquí te aconsejamos que solo los profesores verificados puedan crear Classrooms. (El truco puede ser meter a todo el Claustro dentro del Grupo de Profesores de Classroom que se crea automáticamente en tu Consola).

  • También puedes permitir que se genere y envíe un informe periódico a los tutores legales de los alumnos.

A continuación podremos marcar si queremos que nuestros Classrooms admitan usuarios de otros dominios o que nuestros usuarios puedan unirse a Classrooms de otros dominios. Mira bien qué prefieres y cámbialo tantas veces como necesites.

También tendrás la posibilidad de ver los dominios incluidos en la lista de permitidos.

Y la API de Classroom, que solo te será necesario activar si quieres que algunas aplicaciones accedan a tus datos de Classroom

Introduce el grupo de profesores@ del centro dentro del Grupo de Profesores de Classroom que se crea automáticamente en tu Consola, de esa forma, cuando una persona forme parte del grupo de profesores, también tendrá permisos para crear clases en Classroom.

Drive y documentos

Aquí tienes para investigar largo y tendido, por eso nos detendremos en lo principal.

Párate a pensar en cómo organizar la Gestión Documental de tu Centro, si a través de Carpetas Compartidas o de Unidades Compartidas (que hace muy poco han adquirido "superpoderes" y están siendo ampliamente adoptadas).

Puede resultar interesante el configurar Alertas personalizadas para algunas de las configuraciones que apliques, así sabrás si algún usuario ha hecho algo que no debía. Puedes consultarlo en el apartado de Seguridad

Debes plantearte la necesidad de diferenciar entre menores y mayores de 14 años a la hora de compartir datos fuera de tu dominio.

  • Configuración para compartir. Aquí es donde debes decidir sin compartes o no los archivos de tu Colegio. Es muy importante que tengas claro cómo debes/puedes trabajar y cuál es el cumplimiento normativo necesario.
    Tendrás la opción de DESACTIVADO/DOMINIOS INCLUIDOS EN LA LISTA BLANCA/ACTIVADO. Cada opción tiene múltiples posibilidades y además tienes el Access Checker (que comprueba los permisos de compartición de los elementos cuando no se hace desde Documentos o Drive)

  • Crear unidades compartidas. Sobre este asunto te aconsejamos que te informes bien y además vayas probando las distintas opciones hasta ver la más adecuada. En la Ayuda de Google Workspace lo tienes muy detallado pero además te dejamos dos artículos de Jaime Conde I y II sobre estas unidades
    Compartir mediante enlace. Esta opción no suele recomendarse para que esos enlaces no lleguen a destinatarios no deseados.
    Y aquí tienes la información completa de la ayuda de Google

  • Aprobación de archivos.

  • Configuración de migración. Este ajuste permite a los usuarios migrar archivos a las unidades compartidas.

  • Gestionar las unidades compartidas. Te permite acceder a todas las unidades compartidas creadas y ver sus propiedades al completo (incluso cambiarlas).

  • Transferir la propiedad. Muy importante porque te permite, de una tacada, transferir la propiedad de todos los documentos de una cuenta a otra.

  • Funciones y aplicaciones. Este apartado también es muy importante porque te permite cosas tan chulas como la creación de archivos en Drive (sí o sí), instalación de complementos, la redacción inteligente, el modo sin conexión, el File Stream...

  • Plantillas. Es importantísimo este apartado porque las Plantillas son muy útiles dentro de los Colegios pero todos los usuarios que estén en la misma Consola pueden acceder a las Plantillas. Puede resultar problemático que el alumnado o las familias accedan a algunas de tus plantillas.
    También debes elegir quién puede crearlas y si quieres crear categorías personalizadas, que se sumarán a las ya creadas por Google.
    Un truco que te damos es que al final del archivo que quieras compartir como Plantilla añadas /template/preview , de esta forma podrás compartir ese enlace solo con las personas que desees.

  • Configuración del Panel de actividad. Te permite ajustar su visibilidad y acceso.

Gmail

Ahora nos adentramos en Gmail. Es un gran océano con algunas zonas turbulentas, de ahí que debas ir poco a poco hasta que vayas conociendo sus profundidades.

Hablamos probablemente de una de las 3 herramientas más importantes, junto con Drive y Classroom, de Workspace. Y sí básicamente estamos hablando de enviar y recibir correos, pero en nuestro día a día qué importante es eso.

Importante decisión es la de permitir/restringir tanto el envío como la recepción a y desde cuentas externas los menores de 14 años. Si lo restringes, tendrás que incluir algunos remitentes en la lista blanca, por ejemplo para recibir notificaciones de Classroom.

  • Tendrás la Configuración de usuario. Donde podrás seleccionar los Temas de Gmail, la posibilidad de que se envíen confirmaciones de la recepción de los correos electrónicos, el formato de los nombres de las direcciones, la delegación de correo, el modo sin conexión, el modo confidencial (utilísimo para limitar la "vida" de los mensajes), la redacción inteligente (que te irá sugiriendo a medida que escribas) y algún detallito de índole técnico más.

  • Habilitar Labs. Es obligatorio si te planteas habilitar las Plantillas en el correo electrónico.

  • Host y Enrutamiento predeterminado. No vamos a entrar en esas profundidades pero tienes mucha información en las Ayudas correspondientes.

  • Autentificación DKIM. Podrás generar los registros correspondientes al dominio o dominios de tu Consola e iniciar la autentificación.

  • Gestionar cuarentenas. Te permitirá gestionar las cuarentenas que hayas creado.

  • Seguridad. Muy importante porque te permitirá escoger cómo "protegerte" ante los archivos adjuntos que lleguen a tu Colegio (tienes múltiples opciones), podrás elegir qué hacer con las imágenes y los enlaces a url ocultas y también tienes los ajustes para la suplantación de identidad.

  • Configuración. Ya estará toda rellena si has añadido los registros MX correspondientes.

  • Acceso de usuario final. Se aplican directamente y "permiten" al usuario de la cuenta establecer algunos ajustes como POP/IMAP, reenvío automático, pasarelas de salida o el envío de un aviso con determinados destinatarios de correo.

Configuración avanzada

Esto es punto y aparte porque las posibilidades casi infinitas que ofrece merecen un nivel de profundización que excede la intención de esta Guía.

Aquí van algunas de las cosas por las que deberías empezar:
Spam, suplantación de identidad (phishing) y software malicioso. En este apartado puedes crear listas blancas para la recepción de mensajes, listas de remitentes que no sean marcados como spam y listas de remitentes bloqueados.

Cumplimiento. OCR para los mensajes, añadir pies de página institucionales (además del pie y la firma que cada buzón de correo pueda tener), restricciones en los dominios a los que se pueden enviar correos, filtros por palabras-frases-patrones en el contenido de los mensajes, contenido no admitido, reglas para los archivos adjuntos,.

Enrutamiento. Este apartado solo será usado para situaciones muy específicas.

Antes de entrar en Chat te pedimos, de nuevo, que pienses en qué Unidades Organizativas deben tenerlo y cómo usarlo. Es una herramienta muy útil pero también puede darte muchos quebraderos de cabeza pues el alumnado empezará a usarlo como mensajería personal. Si no lo necesitas, no lo actives en los menores de 14 años, al menos inicialmente.

Google Chat y versión clásica de Hangouts

  • Activarás o desactivarás el historial del chat. E incluso podrás permitir que los usuarios cambien o no la configuración de su historial. Piensa bien en las edades de los alumnos, el uso que puedes hacer de Chat para el trabajo cooperativo...

  • Historial de Salas. De forma predeterminada se podrá configurar para que esté activado o desactivado.

  • Invitaciones del chat. Te permitirá aceptar de manera automática estas invitaciones cuando vengan de usuarios de tu dominio o dominios.

  • Ajustes de chat externo. Aquí también debes ser precavido y recordar qué política tienes para la compartición de información con personas ajenas a tu dominio.

  • Salas externas. Te servirá para permitir que tus usuarios creen Salas con personas ajenas a tu organización o se unan a Salas que no pertenezcan a tu organización.

  • Bots de chat. Podrás permitir que tus usuarios instalen bots de Chat

Google Meet

  • Configuración de vídeo de Meet. Este apartado incluye elementos muy importantes y debes tener un cuidado extremo.

    • Telefonía. Permite el acceso telefónico a vídeollamadas y esto puede suponer un gasto telefónico importante porque son llamadas a los EE.UU. Desactívalo.

    • Subir registro de clientes. Lo puedes dejar activo, es solo para estadísticas.

    • Grabación. Actívalo solo para los profesores. Estas grabaciones solo se almacenan 30 días, no se pueden compartir fuera de tu organización ni descargar.

    • Vídeollamadas. Decide si los alumnos pueden iniciar los Meet o no. Nosotros te recomendamos que no y así evitas que "entren" antes que los profesores. Otras opciones son iniciarlos a partir de Classroom o usar un apodo para los mismos.

    • Fondos. Podrás permitir a los usuarios que cambien o no el fondo por uno preconfigurado, incluso permitir que suban imágenes personalizadas.

Herramienta de calidad de Meet. Esto puede serte de gran ayuda ya que podrás ver quién inicia cada Meet, los asistentes, duración, si comparten pantalla o no...

Google Sites

Lo primero que debes comprobar es si ya tienes la Nueva versión de Sites (la clásica solo estará disponible hasta el 15/05/2021). Y luego:

  • Permitir que los usuarios puedan crear o editar Sites.

  • Compartir y publicar sus Sites. Esta política depende de tu configuración de Drive. Configurar para compartir.

  • Mostrar o controlar si los editores pueden tienen permiso para mostrar la última actualización de un Site.

Para la versión clásica tendrás la opción de Configuración de uso compartido, la Configuración de acceso y las Plantillas.

Te recomendamos que uses la versión nueva de Sites

  • Y las URL personalizadas. Aquí podrás "hacer" que tus Sites cambien la url que ofrece Google por la que quieras de tus dominios o subdominios.

Google Vault

Aquí te remitimos al apartado de Conservación de datos y descubrimiento electrónico

Grupos para empresas

Los grupos son utilísimos para la compartición de archivos, para el envío de correos electrónicos sin sobrepasar los límites diarios (incluso pueden anidarse varios grupos), para la gestión de algunas políticas...

Piensa si vas a permitir que cualquier usuario cree estos Grupos (que no son los grupos de contactos del correo electrónico) o solo los Administradores.

Sincronización de Chrome

Te permitirá "llevar siempre encima" tu configuración personalizada, extensiones preferidas, marcadores...

Tareas (Assignments)

(Muy importante su integración con LMS como Moodle o Canvas)

Deberás decidir si quieres que usuarios de otros dominios se inscriban en cursos del tuyo o viceversa. Ten en cuenta que de esta forma sí debes controlar la información que se comparte desde tu dominio.

Última actualización por MSF el 21/04/2021